Zjazdy krajowe o charakterze sprawozdawczo-wyborczym charakteryzują się wyjątkowo napiętym harmonogramem oraz koniecznością przeprowadzenia dziesiątek formalnych głosowań. Kluczowym elementem sukcesu jest zapewnienie bezwzględnej płynności – każda minuta opóźnienia przy zliczaniu głosów generuje przestoje, które w skali kilkudniowego wydarzenia mogą zaważyć na realizacji porządku obrad. Ponad trzystu uczestników wymagało wdrożenia intuicyjnych rozwiązań, które eliminują bariery technologiczne i gwarantują pełną przejrzystość procedur statutowych.
Aby ułatwić i maksymalnie przyspieszyć procesy decyzyjne, dostarczyliśmy zintegrowane środowisko sprzętowo-systemowe, dopasowane do wymogów formalnych Krajowej Izby Fizjoterapeutów.
Podstawą platformy decyzyjnej był dedykowany system WZA24 uruchomiony na indywidualnych tabletach dostarczonych każdemu z ponad 300 delegatów. Narzędzie to zapewniło uczestnikom stały, cyfrowy podgląd aktualnego porządku obrad oraz umożliwiło błyskawiczne i bezbłędne głosowanie nad uchwałami. Co kluczowe w przypadku zjazdów o charakterze personalnym, system pozwolił na bezpieczną realizację tajnych głosowań wyborczych. Odbyło się to przy użyciu elektronicznej listy wielokrotnego wyboru, gwarantując pełną anonimowość przy jednoczesnym natychmiastowym zliczaniu wyników.
Tradycyjne metody rejestracji i logowania na urządzeniach często generują zatory na początku obrad. Rozwiązaliśmy ten problem, przygotowując dla delegatów spersonalizowane identyfikatory wyposażone w unikalne kody QR. Zastosowanie tej technologii pozwoliło na ekspresowe, automatyczne i całkowicie bezproblemowe logowanie się uczestników na tabletach, co zminimalizowało czas potrzebny na formalności startowe.
Równolegle z warstwą programistyczną zadbaliśmy o najwyższy standard obsługi multimedialnej sali konferencyjnej w hotelu Novotel Warszawa Centrum. Zapewniliśmy kompleksowe, optymalnie zestrojone nagłośnienie, mikrofony pulpitowe oraz doręczne marki Vissonic Polska. Całość uzupełniały wielkoformatowe ekrany, na których realizowana była dynamiczna wizualizacja prezentacji multimedialnych oraz – co najważniejsze dla delegatów – natychmiastowa prezentacja wyników poszczególnych głosowań w czasie rzeczywistym.
Najlepszym miernikiem skuteczności wdrożonych technologii konferencyjnych jest realny czas trwania zgromadzenia. Wielkie brawa należą się organizatorom oraz samym delegatom za wyjątkowe tempo, skupienie i dyscyplinę podczas całego wydarzenia.
Sprawna obsługa głosowań oraz automatyzacja procedur w znacznym stopniu przyczyniły się do zrealizowania pełnego porządku obrad w dwa dni, pomimo że zjazd pierwotnie zaplanowany był na trzy dni. Usprawnienie procesów weryfikacji kworum i liczenia głosów pozwoliło zaoszczędzić cały dzień pracy operacyjnej, co stanowi ogromną korzyść logistyczną i budżetową dla organizatora.
Serdecznie dziękujemy Krajowej Izbie Fizjoterapeutów za zaufanie oraz możliwość współtworzenia tak wymagającego i profesjonalnego wydarzenia. Sukces tego wdrożenia potwierdza, że odpowiednio dobrana technologia eventowa nie tylko zabezpiecza formalną stronę zjazdów, ale realnie wpływa na komfort uczestników i ekonomikę całego przedsięwzięcia.
WZA24 • Krajowy Zjazd Fizjoterapeutów • głosowania online • system do obsługi głosowań • głosowanie delegatów • aplikacja do głosowania • obsługa głosowań • piloty do głosowania • aplikacja do głosowania
